¿Cuál es la importancia de tener un expediente electrónico correcto?

Los aplicación de métodos tecnológicos para el correcto cumplimiento normativo obliga a las empresas, particularmente aquellas que cuentan con el Programa de la Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación (IMMEX), a tener organizada de manera digital la información de su operación al momento de ser requerida por la autoridad, así lo destacó la gerente de operaciones de I-Xport y directora de Comercio Exterior de INCOMEX, Lorena Beltrán.

Durante su participación en el Maratón de Conferencias de Comercio Exterior, llevado a cabo por el despacho AudiCo, explicó que en la Reforma a la Ley Aduanera de 2018 se incluyó la figura del expediente electrónico en los artículos 6to y 59, fracción V, dándole un valor legal como parte de la contabilidad que se debe poner a disposición de la autoridad fiscal.

En este sentido, la especialista en cumplimiento normativo explicó que los documentos mínimos que deben guardarse en el expediente son:

  • Pedimento (txt con firma de validación).
  • Cove(s) y CFDI.
  • Factura comercial.
  • Acuse de recibido.
  • Hoja de Cálculo.
  • Manifestación de valor.

No obstante, mencionó que existen empresas que prefieren controles más estrictos e incluyen documentos de transporte como las listas de embarque, packing list, guías y carta porte.

Asimismo, el expediente electrónico también puede contener archivos relacionados con el tratamiento arancelario como reglas octavas, certificados de origen, documento para obtener el tratamiento arancelario preferencial de conformidad con los tratados internacionales, carta cupo y consultas de clasificación arancelaria.

“Entre más información tengan guardada y organizada de forma óptima, más fácil va a ser poder atender requerimientos o cuestionamientos por parte de las autoridades”, manifestó la gerente de operaciones de I-Xport.

En caso de no cumplir con el expediente electrónico las empresas podrían hacerse acreedoras a sanciones que van desde los 3 mil 340 a los 5 mil 10 pesos por documento, por lo que esto podría ocasionarles multas millonarias por errores en decenas de pedimentos.

¿Cómo revisar y actualizar el expediente?

Para evitar lo anterior y asegurar que la información esté correcta, la expositora recomendó la utilización de servicios web seguros, sencillos para el uso del área de comercio exterior de la empresa, que faciliten la conexión con la información del agente aduanal y sobre todo que hagan óptima la comprobación a la autoridad.

A fin de garantizar que la información esté correcta, Beltrán también exhortó a las empresas a:

  • Buscar asesoramiento legal.
  • Establecer políticas para el Fácil acceso, resguardo y confidencialidad de la información.
  • Llevar a cabo procedimientos de practicidad, orden y diagnóstico.
  • Fomentar la colaboración interna y externa.
  • Automatizar los procesos.

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